Un software di prenotazione personalizzato non dovrebbe obbligare un’associazione, un’azienda o un organizzatore di eventi a cambiare il proprio modo di lavorare. Dovrebbe fare esattamente il contrario: partire dal workflow reale, comprenderlo e trasformarlo in un sistema digitale semplice da utilizzare.
È questo l’approccio seguito da AlphaDev nello sviluppo della piattaforma di prenotazione utilizzata dall’Associazione Hydra, realtà che organizza eventi e attività dedicate ad adulti, famiglie e bambini.
La parte interessante del progetto è che non siamo partiti da un software preconfezionato e nemmeno da uno dei tanti servizi online nei quali è possibile cambiare il logo, scegliere il colore del pulsante e dichiarare improvvisamente di avere una “piattaforma personalizzata”.
La base tecnologica esisteva già ed era una base sviluppata interamente da AlphaDev.
Il sistema era infatti nato per Olearia Geraci e per la gestione di esperienze legate all’oleoturismo: degustazioni, passeggiate, aperitivi tra gli ulivi e altri eventi rivolti prevalentemente a un pubblico adulto.
Con Hydra quella stessa architettura è stata studiata, modificata ed evoluta fino a diventare un sistema di prenotazione per eventi dedicati anche a famiglie e bambini (e il bello è che la piattaforma ancora si sta evolvendo).
Da un sistema di prenotazione per adulti a una piattaforma per famiglie
A prima vista una degustazione nell’uliveto e un’attività dedicata a bambini e famiglie possono sembrare due mondi completamente differenti.
Dal punto di vista organizzativo, in effetti, le differenze ci sono. Dal punto di vista informatico, invece, la domanda corretta non era se fosse necessario realizzare un altro software da zero.
La domanda era: quanto possiamo adattare il sistema che abbiamo già sviluppato al workflow reale di Hydra? La risposta è stata: molto.
Ed è proprio qui che emerge uno dei principali vantaggi di un software custom sviluppato da zero.
Quando si possiede il controllo del codice, della struttura del database e delle logiche applicative, il software può evolversi insieme alle esigenze del cliente.
Non bisogna aspettare che il produttore di un gestionale decida di aggiungere una determinata funzione. Non bisogna installare cinque plugin per ottenere una funzione che dovrebbe essere nativa. E soprattutto non bisogna inventarsi procedure parallele con fogli Excel, messaggi WhatsApp e appunti vari per compensare quello che il gestionale non riesce a fare.
Se accanto a un gestionale iniziano a comparire troppi fogli Excel, qualche domanda sul gestionale sarebbe opportuno farsela.
Prima il workflow, poi il codice
Prima di intervenire sulla piattaforma abbiamo analizzato il workflow dell’Associazione Hydra.
Questo passaggio è fondamentale perché un software gestionale non dovrebbe essere semplicemente un insieme di schermate, campi e pulsanti. Dovrebbe rappresentare in forma digitale il modo in cui un’organizzazione lavora realmente.
Abbiamo quindi studiato come vengono organizzati gli eventi, come viene gestita la partecipazione delle famiglie, quali informazioni devono essere raccolte, come vengono conteggiati adulti e bambini e quali dati devono essere immediatamente disponibili agli organizzatori.
Solo successivamente siamo intervenuti sulla piattaforma. È una metodologia che può sembrare ovvia, ma non sempre lo è.
Molti software funzionano secondo una filosofia opposta: “Il programma è fatto così. Organizzatevi.”
Noi preferiamo un approccio leggermente differente: prima comprendiamo come lavora il cliente. Poi facciamo lavorare il software nello stesso modo.
Gestire adulti e bambini richiede logiche differenti
Nel sistema sviluppato originariamente per Olearia Geraci, la prenotazione era pensata prevalentemente per partecipanti adulti. Nel caso di Hydra, invece, una singola prenotazione può rappresentare situazioni molto differenti.
Può riguardare una famiglia composta da due adulti e un bambino, un adulto accompagnatore con più bambini oppure un gruppo nel quale partecipanti adulti e minori devono essere conteggiati separatamente.
Non era quindi sufficiente aggiungere un campo chiamato “Numero bambini” e considerare conclusa la personalizzazione. Sarebbe stato sicuramente rapido ma molto meno utile.
È stato necessario intervenire sulle logiche di prenotazione, sulla struttura dei dati, sul calcolo dei posti disponibili e sul modo in cui il sistema interpreta i diversi partecipanti. Il risultato deve comunque rimanere semplice per l’utente.
Chi prenota deve poter scegliere l’evento, inserire i dati richiesti e completare l’operazione senza conoscere tutto quello che avviene dietro le quinte.
Il sistema, invece, deve gestire correttamente disponibilità, limiti, tipologie di partecipanti e informazioni necessarie all’organizzazione.
La complessità deve essere gestita dal software, non scaricata sull’utente.
Un gestionale eventi costruito sulle esigenze di Hydra
La personalizzazione non riguarda soltanto la parte visibile da chi effettua la prenotazione. Una parte importante del progetto riguarda il backend per la gestione degli eventi.
Per gli organizzatori è fondamentale poter visualizzare rapidamente quante persone hanno prenotato, quanti sono gli adulti, quanti i bambini, quali eventi sono vicini al limite massimo di partecipanti e quali informazioni sono state raccolte per ogni prenotazione.
L’interfaccia amministrativa viene quindi progettata seguendo le reali necessità operative. Non ci interessa realizzare un backend con cento pulsanti soltanto per poter scrivere nella brochure che il software dispone di cento funzioni.
Se per trovare quella che serve bisogna aprire sette menu, probabilmente non abbiamo fatto un grande affare.
Un buon software gestionale per eventi deve invece mostrare le informazioni giuste nel momento giusto, riducendo passaggi inutili e semplificando il lavoro dell’organizzazione.
AlphaDev partner tecnologico dell’Associazione Hydra
Il progetto non si limita alla semplice fornitura di un sistema di prenotazione. AlphaDev è diventato partner tecnologico dell’Associazione Hydra, affiancandola nello sviluppo e nell’evoluzione degli strumenti digitali utilizzati per gestire le proprie prenotazioni agli eventi.
Per noi essere partner tecnologico significa seguire il progetto anche dopo la pubblicazione. Il software viene utilizzato, osservato e migliorato sulla base delle necessità che emergono durante il lavoro reale.
Nuovi eventi possono richiedere nuove modalità di prenotazione. Nuove attività possono introdurre informazioni differenti. Il workflow può cambiare nel tempo… ed è perfettamente normale.
Un software personalizzato non dovrebbe essere una fotografia scattata il giorno della consegna, dovrebbe essere uno strumento capace di evolversi insieme all’organizzazione.
Perché non abbiamo utilizzato un sistema di prenotazione preconfezionato
Esistono moltissimi sistemi per la gestione delle prenotazioni online e alcuni, va detto, sono anche ottimi prodotti. Il problema nasce quando il processo da gestire presenta caratteristiche specifiche che il software standard non prevede.
A quel punto iniziano gli adattamenti: un plugin per aggiungere una funzione, un altro plugin per collegare il primo, una piccola modifica per gestire un caso particolare, un foglio esterno per gestire quello che ancora manca.
E, qualche aggiornamento dopo, nessuno ricorda più esattamente perché esistono quindici componenti differenti per gestire una prenotazione.
Nel progetto Hydra abbiamo potuto evitare questo scenario proprio perché la piattaforma di partenza era stata sviluppata internamente da AlphaDev.
Abbiamo quindi modificato direttamente la struttura e le logiche necessarie, senza essere vincolati alle decisioni di un produttore esterno.
Software custom non significa cambiare il colore del pulsante
Negli ultimi anni termini come software custom, “soluzione personalizzata” e “piattaforma su misura” vengono utilizzati con una certa libertà.
A volte la personalizzazione consiste nel cambiare un logo, altre volte nel modificare due colori. In alcuni casi viene aggiunto un campo a un modulo già esistente e il progetto diventa immediatamente “tailor made”.
Noi utilizziamo una definizione un po’ più severa: un software è realmente personalizzato quando è possibile intervenire sulle sue logiche.
Quando possiamo modificare il modo in cui vengono trattati i dati. Quando possiamo cambiare il workflow. Quando possiamo introdurre nuove regole senza dover sperare che qualcuno le inserisca nel prossimo aggiornamento.
Il progetto Hydra è esattamente questo.
Abbiamo preso una piattaforma che AlphaDev conosce completamente perché l’ha progettata e sviluppata, e l’abbiamo adattata a un contesto differente.
Dal progetto Olearia Geraci al sistema personalizzato per Hydra
Il progetto rappresenta anche un esempio concreto di sviluppo software modulare ed evolutivo.
Il sistema nato per gestire gli eventi di Olearia Geraci non è stato semplicemente duplicato. È diventato una base tecnologica sulla quale costruire una nuova soluzione.
Da una parte abbiamo esperienze di oleoturismo, degustazioni, passeggiate ed eventi rivolti principalmente agli adulti. Dall’altra abbiamo eventi rivolti a famiglie e bambini con logiche organizzative differenti.
Il motore tecnologico può condividere alcune componenti, ma il comportamento della piattaforma viene adattato alle necessità del singolo progetto.
Questo permette di riutilizzare ciò che è già stato sviluppato e testato senza sacrificare la personalizzazione. Che, detto in maniera molto semplice, è decisamente più intelligente che ricominciare ogni volta da una pagina bianca.
Il vantaggio di un software sviluppato su misura emerge nel tempo
Sviluppare un software su misura richiede più analisi iniziale rispetto all’installazione di una soluzione preconfezionata.
È inevitabile, però la vera differenza emerge quando il progetto inizia a crescere. Quando arriva una nuova richiesta, un cambio di proceduta, una nuova tipologia di evento etc.
Con un software chiuso bisogna verificare se quella funzione esiste, se può essere aggiunta, se esiste un’estensione compatibile oppure se bisogna inventarsi un workaround.
Con un sistema sviluppato internamente possiamo invece analizzare la nuova esigenza e intervenire direttamente sulla piattaforma.
Naturalmente non significa che qualsiasi richiesta possa essere implementata premendo un pulsante.
Significa qualcosa di molto più importante:
i limiti sono determinati dalla progettazione e dalle reali necessità del progetto, non dalle decisioni prese da chi ha sviluppato un software generico per migliaia di clienti differenti.
Conclusioni: quando è il software ad adattarsi al lavoro
Il sistema sviluppato per Hydra dimostra concretamente il vantaggio di costruire piattaforme digitali pensando non soltanto alle esigenze di oggi, ma anche a quelle che potrebbero emergere domani.
Il progetto è partito da una tecnologia realizzata inizialmente per Olearia Geraci ed è evoluto fino a diventare un sistema di prenotazione personalizzato per eventi dedicati ad adulti, famiglie e bambini.
Non abbiamo utilizzato un gestionale preconfezionato e non abbiamo cercato di convincere Hydra a modificare il proprio workflow per adattarsi al software.
Abbiamo fatto esattamente il contrario: abbiamo studiato il metodo di lavoro dell’associazione e abbiamo adattato la piattaforma alle sue necessità.
Perché, almeno secondo noi, la domanda non dovrebbe mai essere:
“Come dobbiamo cambiare il nostro modo di lavorare per utilizzare questo software?”
La domanda dovrebbe essere:
“Come possiamo progettare il software affinché lavori esattamente come serve al cliente?”
È da questa differenza che nasce un vero progetto custom.
Ed è anche il motivo per cui AlphaDev continua a progettare software partendo prima dai processi e soltanto dopo dal codice.
NB: Curiosi di vedere il sistema di prenotazione? Lo trovate sui nostri sistemi informatici al link https://hydra.alphadev.it. Scegli l’evento più adatto a te e alla tua famiglia e… buon divertimento con Hydra e con AlphaDev.
